Con motivo de la pandemia las empresas y gobiernos están lidiando con nuevas formas de trabajar; particularmente en un reciente sondeo del Centro encontramos que más del 90% de las empresas de nuestra muestra habían aplicado medidas de teletrabajo a sus colaboradores, lo que crea nuevos retos para la administración, como por ejemplo, cómo se mantienen los niveles de productividad, cómo ayudar a los colaboradores a mantener su salud emocional, pero uno de los mayores retos es qué pasa con la seguridad y la privacidad de la información con esta forma de trabajo y otras medidas necesarias que se están tomando para enfrentar la crisis durante la pandemia del COVID-19.

Para Monserrat Guitart, Directora Regional de Propiedad Intelectual y Tecnología de Dentons Muñoz, los principales riesgos en relación al manejo de la información depende del nivel de sofisticación de la empresa porque muchas veces, ni siquiera se han identificado cuál es la información valiosa o cuán valiosa es la información que manejan en la empresa.

Monserrat recomienda que lo primero que deben hacer las empresas es identificar cuál es la información valiosa que se va a proteger para poner medidas de seguridad adecuadas, esta información puede ser los activos, base de datos con información de personal, clientes, proveedores, empleados, etc.  Luego se debe revisar las políticas internas de la empresa para saber qué tenemos que hacer y qué debemos hacer con el manejo de toda esta información y de los activos y por último se debe dar soporte técnico, capacitación y crear una cultura de defensa de la información a los trabajadores.

En el tema de los datos personales de salud de los empleados, Guitart, nos comenta que en Costa Rica como regla general el tratamiento de datos de salud de una persona es un dato sensible, sin embargo, en el marco de la emergencia del COVID-19 los distintos gobiernos han emitido notas basadas en la obligación que tiene el empleador de proteger el lugar de trabajo, por ejemplo, al tomar la temperatura antes de entrar con el fin de proteger a sus otros empleados y evitar más contagios. Así como la obligación del empleado de informar a su empleador que padece de algún síntoma.

La experta considera que una de las formas de proteger esos datos es que el empleador no tome más datos de los que necesita, si ve que tiene fiebre, simplemente lo envíe al médico de empresa o al Ebais para que ellos se encarguen de averiguar si tiene algún otro síntoma relacionado.

Lo que sí está muy claro para Monserrat es que una vez post COVID, todas estas excepciones al tratamiento de datos que se han tomado durante esta pandemia tienen que retrotraerse al momento donde no estábamos en emergencia y esto es un reto muy grande como sociedad, porque en este momento la persona da los datos sin ningún inconveniente, pero en el futuro estos datos pueden ser utilizados para otras cosas y por eso es que se debe minimizar los datos que se recogen y tratar de hacer tratamiento anónimo de los mismos para no poder identificar a la persona y usarlos únicamente para la finalidad para lo que se dieron.

Además, la experta comenta que está más que comprobado lo importante que es la tecnología en una organización y que se debe educar a la población de cómo se pueden utilizar y qué está permitido hacer con los datos personales; en el ámbito de la pandemia se ha probado que la tecnología ha tenido una gran importancia a la hora de controlar y de evitar más contagios.

“Como sociedad nos tenemos que ir acostumbrando y preparando y sobretodo tener empresas preparadas para que el consumidor y el cliente se sienta cómodo con su tratamiento de datos, que, al momento de dar sus datos, la persona pueda elegir si quiere o no darlos, lo que al final se resume como el principio de transparencia en la protección de datos”, finalizó la experta.

En esta edición del podcast Entre Líneas, del Centro Latinoamericano para la Competitividad y el Desarrollo Sostenible (CLACDS), de INCAE, hablamos con Monserrat Guitart, Directora Regional de Propiedad Intelectual y Tecnología de Dentons Muñoz.